Locatif : Comment réaliser un état des lieux incontestable ?

Établir un état des lieux en bonne et due forme : vrai casse-tête pour vous ? Cette étape exécutée conjointement à la signature du bail est assez chronophage. 

Mais, comme on le sait tous : « le diable se cache dans les détails ». Alors, la précision est essentielle pour :

• éviter le risque de devoir rendre le dépôt de garantie sans retenue alors que votre logement a été dégradé ;
• restreindre la possibilité du locataire de contester les éléments relevés.

Les enjeux de la réalisation d’un état des lieux

L’état des lieux est un document qui détaille l’état d’un logement et de ses équipements. Il est obligatoire de le joindre à tout contrat de location. Ceci dans le but de protéger les deux parties. L’idée est de mettre en place un écrit comparatif à confronter lors du départ du locataire.

Bien qu’il ait un caractère obligatoire, son absence ne rend pas le bail caduc. Simplement, s’il n’est pas établi, le logement est présumé être en bon état lors de l’entrée du locataire.

Ce qui est en jeu ici est en fait la sécurisation de l’état du bien, à travers la validité de l’état des lieux. C’est pourquoi il convient d’être particulièrement méticuleux pour l’établir. 

S’assurer de la validité d’un état des lieux

Les modalités de réalisation d’un état des lieux

L’état de lieux doit être réalisé conjointement et à l’amiable en présence du locataire et du propriétaire, ou de leurs représentants. Si un agent immobilier est chargé de l’établir, ses honoraires seront partagés entre les deux parties, sans que la part du locataire ne puisse excéder la moitié des frais et 3 € par m² de surface habitable.

Si cela vous rassure, il est tout à fait possible de déléguer la recherche du locataire, ce qui comprend la réalisation d’un état des lieux d’entrée. À ce sujet, lisez notre article sur l’intérêt (ou non) de confier la gestion de son bien locatif.

Lorsque le caractère amiable est impossible à mettre en œuvre, un commissaire de justice peut être mandaté par l’une ou l’autre des parties. Les frais liés à cet acte sont partagés entre le locataire et le bailleur. 

L’état des lieux peut être réalisé sur papier libre, sur un formulaire ou sous la forme électronique. Dans tous les cas, en 2 exemplaires (un pour chaque partie). Mais, il doit surtout être complet et détaillé.

Le contenu d’un état des lieux

Pour que votre document soit valable, il faut y renseigner un certain nombre de mentions obligatoires :

• le type d’état des lieux (entrée ou sortie) ;
• la date de son établissement ;
• l’adresse du logement ;
• le nom et l’adresse des parties et, les cas échéant, de leurs représentants ;
• leur qualité (bailleur ou locataire) ;
• le relevé des compteurs d’eau, d’électricité, de gaz (sauf si les charges sont payées au forfait) ;
• les clés, badges, télécommandes, codes et leur correspondance ;
• la description de l’état des revêtements des sols, murs et plafonds par pièce ;
• la description des équipements et des éléments du logement par ;
• la signature de toutes les parties.

Pour l’état des lieux de sortie, il conviendra d’ajouter :

• la nouvelle adresse du locataire ;
• la date de l’état des lieux d’entrée ;
• l’évolution de l’état de chaque point de l’état des lieux d’entrée.

Pour arbitrer cette évolution, il est important d’appliquer des critères objectifs dès l’état des lieux d’entrée. Alors, quels sont ceux que vous pouvez utiliser ? Mauvais, état d’usure, passable, bon, très bon et neuf. Par contre, n’employez pas le terme « correct » qui est sujet à interprétation.

Comment réaliser un bon état des lieux d’entrée ?

L’état des lieux d’entrée est à effectuer le jour de la signature du bail et de la remise des clés. Par ailleurs, il est à joindre au contrat de location. Il arrive qu’un locataire, pressé de déménager, vous demande d’accéder au logement avant pour y déposer ses affaires. Refusez. Vous pourriez aller au-devant d’ennuis. D’autant plus qu’il est difficile de réaliser un bon état des lieux dans un appartement encombré.

Nous l’avons vu plus haut, la précision est de mise. L’état des lieux concerne, non seulement le sol, les murs, le plafond, mais aussi tous les équipements mentionnés au contrat de location. Par exemple, pour décrire une hotte aspirante, il conviendra de préciser son état, mais aussi sa marque et son modèle. Pour un défaut sur un mur, notez sa profondeur, sa taille et son importance. 

Afin d’éviter les contestations, je vous conseille de prendre des photos le jour de l’état des lieux, de les dater et de les joindre au document.

Quelle méthode adopter à la sortie du locataire ?

La comparaison des états des lieux d’entrée et de sortie

L’objet principal de l’état des lieux de sortie est de servir de comparatif avec celui qui a été réalisé à l’entrée. Cette analyse permet alors d’établir les responsabilités en cas de litige.

C’est important pour savoir si, oui ou non, vous allez restituer l’intégralité du dépôt de garantie à votre locataire. L’idée est donc d’apprécier l’évolution de l’état de votre logement, en utilisant les critères objectifs mentionnés plus haut (mauvais, état d’usure, passable, bon, très bon et neuf). 

Votre locataire a tout à fait le droit de contester un état des lieux. C’est la raison pour laquelle l’objectivité et la précision sont essentielles.

Vous allez devoir prêter attention à deux éléments :

• la vétusté pour laquelle vous avez la possibilité d’établir une grille à la signature du bail ;
• la réalisation des réparations locatives qui, comme leur nom l’indique, sont à la charge de votre locataire.

La restitution du dépôt de garantie

Si les deux états des lieux sont identiques, vous disposez d’un mois pour restituer le dépôt de garantie dans son intégralité (sous réserve de répartition de charges, voir notre article sur les charges récupérables).

Dans le cas où il y a des différences, le délai est allongé à 2 mois. Vous avez alors 2 possibilités :

• soit votre locataire est d’accord pour réaliser les petits travaux nécessaires et vous pourrez ensuite lui rendre le dépôt de garantie :
• soit vous appliquez des retenues liées aux dégradations ou aux travaux locatifs non réalisés (sur justificatif de devis ou de ticket d’achat), que vous déduisez de la somme à reverser.

Quels problèmes avez-vous rencontrés pour réaliser un état des lieux ?

Déléguez-vous l’état des lieux à un agent immobilier pour ne pas prendre de risque ?