Le début d’année est souvent synonyme de calcul de charges locatives en vue de régularisation pour les bailleurs. De quoi parle-t-on ? Les charges locatives (ou récupérables) sont des dépenses réalisées par le propriétaire en lieu et place du locataire au cours d’une année. La demande de remboursement se fait périodiquement, en général entre janvier et mars.
Dans les baux d’habitation, quelles sont les charges récupérables ? Comment les évaluer ? Quand et comment demander le remboursement au locataire ? Est-ce que les règles diffèrent selon que le logement est loué vide ou meublé ? C’est l’objet de cet article.
La liste de charges récupérables
La liste des charges récupérables auprès d’un locataire est fixée par le décret n° 87-713 du 26 août 1987. En monopropriété, les choses sont assez simples puisque les consommations d’eau, de gaz et d’électricité sont (en principe) directement facturées au locataire. Il reste tout ce qui concerne les taxes d’ordures ménagères, le balayage et les redevances d’assainissement.
En copropriété, le nombre de charges locatives est plus important. Mais votre syndic vous fournit chaque année un document de répartition individuelle indiquant le montant des charges récupérables. Cet élément est envoyé avec le procès-verbal d’AG annuelle. Il faudra y ajouter le cas échéant la taxe d’ordures ménagères.
Comment évaluer les charges récupérables annuelles ?
Les provisions sur charges
Le système le plus couramment utilisé est celui des provisions sur charges. Le bailleur estime le montant annuel de charges, le divise par 12 mois et demande des avances mensuelles de même montant à son locataire.
Une fois par an, le bailleur procède à ce qu’on appelle une régularisation de charges. L’idée est de mettre les provisions en face des dépenses réelles pour dégager un trop ou un moins perçu.
Pour procéder à l’estimation des provisions, utilisez les éléments des années précédentes. Mon premier conseil à cette étape est d’évaluer les provisions au plus juste :
- Si les provisions sont sous-évaluées, la régularisation sera importante. D’abord, vous risquez la perte de confiance de votre locataire. Ensuite, cela favorise la possibilité d’un impayé. Même si la loi ne vous y oblige pas, vous allez devoir augmenter les provisions, et celui-ci n’aura peut-être pas prévu un budget loyer + charges aussi élevé.
- Si les provisions sont surévaluées, vous allez devoir rembourser à votre locataire une somme importante. Somme qui pourrait aussi vous mettre en difficulté. Il faudra baisser les provisions, ce qui va potentiellement engendrer un déséquilibre de trésorerie.
La loi vous autorise à réévaluer chaque année le montant des provisions sur charges en fonction de ce que vous aurez constaté lors de la régularisation annuelle.
Le forfait de charges
Il existe une autre méthode de paiement de charges locatives : le forfait de charges (article 8-1 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs). Mais, attention : il n’est possible d’utiliser ce mécanisme qu’en cas de bail meublé ou de colocation.
Par définition, il s’agit d’une somme fixe qui ne nécessitera pas de régularisation annuelle. Ce qui implique une évaluation encore plus précise. D’ailleurs, l’article 8-1 nous indique que son « montant ne doit pas être manifestement disproportionné au regard des charges dont le locataire ou, le cas échéant, le précédent locataire se serait acquitté ».
Le montant du forfait est mentionné dans le bail et est révisable chaque année aux mêmes conditions que le loyer. Le règlement se fait avec le loyer selon la périodicité inscrite dans le contrat.
Dès que vous en avez la possibilité, optez pour le forfait de charges qui est bien plus simple à mettre en œuvre que les provisions sur charges.
La régularisation annuelle de charges locatives
La période idéale pour procéder à la régularisation
La règle est la suivante : procéder à une régularisation de charges une fois par an. Si la période est fixe, c’est encore mieux. En monopropriété, le début d’année est idéal (janvier ou février pour les charges de l’année précédente). En copropriété, vous dépendez de la date d’AG annuelle, puisqu’à la suite de celle-ci le syndic vous délivrera le fameux document de répartition de charges (avec quote-part locative).
Dans tous les cas, la régularisation (paiement effectif) aura lieu 1 mois après la communication des éléments par le bailleur, à savoir :
- le décompte par nature de charges (eau, électricité, entretien des parties communes, etc.) ;
- les modalités de répartition entre les logements (en copropriété, fournir le document de répartition) ;
- et, le cas échéant, une note d’information sur le mode de calcul des charges de chauffage et d’eau chaude collective.
Les justificatifs doivent être tenus à disposition du locataire 6 mois après l’envoi du décompte.
Si pour X ou Y raison, vous n’avez pas pu procéder à la régularisation des charges avant la fin de l’année qui suit l’année concernée par la régularisation, le locataire a la possibilité de demander un étalement des paiements.
Les modalités de calcul d’une répartition de charges
Comme mentionné plus haut dans cet article, la régularisation est le fait de mettre en face les provisions sur charges et les dépenses réelles incombant au locataire. Vous allez ainsi dégager un trop ou moins perçu :
- en cas de différence positive, le locataire vous doit de l’argent ;
- et en cas de différence négative, c’est vous qui lui devez de l’argent.
Le cas particulier d’un locataire qui quitte le logement en cours d’année
En ce qui concerne la prescription, sachez que vous avez 3 ans pour demander le paiement des charges (ou loyers) au locataire, même si celui-ci a quitté le logement. Naturellement, je vous déconseille d’attendre qu’un locataire ait rendu les clés pour lui réclamer de l’argent. Le risque d’impayé est trop élevé.
Dans le cas où votre locataire quitte votre logement en cours d’année et que vous n’avez pas encore tous les éléments pour procéder au calcul de charges, la loi vous autorise à retenir 20 % du dépôt de garantie. C’est souvent le cas en copropriété.
J’espère que ces informations vous seront utiles pour aborder la régularisation de charges annuelle 2023 qui arrive à grands pas.
